5 Puntos importantes para administrar proyectos creativos.

Mi experiencia profesional me ha permitido ser parte de algunos proyectos creativos, el mas importante de ellos: Anagrama, una agencia mexicana con proyectos en muchos países del mundo y especializada en branding, arquitectura y software.

Desde la creación e inicios de la agencia, he estado involucrado en el desarrollo de procesos que nos apoyan en la administración de proyectos desde su arranque y avance de la mano de los clientes, hasta su cierre.

Estos procesos, me han ayudado a definir esta lista con los 5 puntos que yo considero son elementales para la administración de proyectos creativos:

Comienzo por este punto porque no me canso de insistir en cómo la comunicación forma parte elemental de cualquier proceso creativo. 

Una comunicación adecuada en un proyecto creativo requiere recibir del cliente sus necesidades e ideas y después asegurar y validar que tu comprendes sus necesidades.

El brief es una gran herramienta para apoyar el proceso de intercambio de ideas y comprensión de necesidades. Existen varios formatos de brief, pero del que voy a platicar en esta ocasión es el cuestionario.

Este cuestionario debe responder a las preguntas que requieres para poder desarrollar tu trabajo y puede variar bastante dependiendo del tipo de trabajo que realices. Independientemente de esto, pídele a tu cliente que sus respuestas sean lo más concisas posible. Yo recomiendo que tu cuestionario ayude a comprender el entorno que rodea a tu cliente, la situación o situaciones que le llevaron a tener la necesidad para la cual te han contactado y sus objetivos a lograr una vez que hayas completado tu trabajo.

De ser necesario, pídele a tu cliente que incluya referencias que complementen y/o ayuden a comprender lo que intenta comunicar con sus respuestas. Estas referencias pueden incluir imágenes, fotografías, ligas a sitios web, videos, y referencias físicas que te ayuden a comprender mejor lo que el cliente quiere comunicarte.

También, dependiendo del tipo de trabajo, pueda sea adecuado visitar el lugar de trabajo de tu cliente para comprender lo mejor posible sus necesidades.

Después de comprender sus necesidades, tendrás información suficiente para armar una propuesta que ayude a que tu cliente entienda el trabajo que realizarías y las condiciones bajo las cuáles esté será realizado así como la retribución ( pago ) que deberá incurrir al trabajar contigo.

La herramienta que yo recomiendo utilizar para este punto es la cotización. Existen muchos formatos de cotización que pueden utilizarse para presentar tu propuesta, pero yo recomiendo un formato que contenga:

I. Una introducción simple, que puede ser opcional dependiendo de lo que vendas.

II. Una descripción de tus servicios siendo muy claros con los entregables que el cliente recibirá de cada concepto que incluyes en tu cotización. Asegura que cada elemento sea lo más específico posible para que no se preste a malos entendidos.

III. Una guía de cantidades, precios, y de ser posible, el número de revisiones que tu cliente podrá realizar a tu trabajo. Asegúrate de incluir tus políticas de pago y no olvides especificar el sub-total de la cotización así como cualquier tipo de impuesto o modificador que pudiera afectar la cantidad final real que tu cliente terminará pagando.

IV. Finalmente, yo recomiendo que incluyas una sección en la que especifiques con el mayor detalle posible políticas relacionadas con tu trabajo como costos incluidos y no incluidos, política de cotización de elementos extras que pudieran llegar a requerir, políticas de devoluciones, entre otras.

Entrega este documento de forma presencial ( aunque sea por una vídeo-llamada o llamada telefónica ) y aclarar todas las dudas que tu cliente pueda tener del documento que envías.

Una vez que tu cliente apruebe tu cotización, estructura un plan de trabajo considerando los elementos de tu cotización, las fechas y responsables que los trabajarán así como los puntos en el tiempo en el que irás presentando avances a tu cliente.

En tu plan de trabajo considera el tiempo que tomarán las revisiones que incluiste en tu cotización para que si trabajas simultáneamente en más de un proyecto puedas tener suficiente holgura para atender las revisiones y cumplir con fechas comprometidas con tu(s) cliente(s).

En mi opinión, el proyecto puede convertirse en un plan de trabajo interno con tú equipo. Si es así, el proyecto debe permitir la colaboración y avance coordinado y organizado con tu equipo.

Existen muchas herramientas físicas y digitales que se pueden utilizar en conjunto para ayudarte a tener ordenado y organizado el plan de trabajo de tu proyecto:

Google Calendar para planear en un calendario el trabajo que realizaras y recibir notificaciones.

Correo Electrónico para comunicar los avances del proyecto, así como para recibir retroalimentación.

Excel / Numbers o cualquier hoja de cálculo que te ayude a medir el tiempo que estas invirtiendo en el proyecto y puedas compararlo con el tiempo que cotizaste o que tenías destinado para el proyecto ( Este punto es todo un tema en sí, y he escrito un artículo acerca de esto aquí: ¿Cuánto cobrar por tus servicios creativos? ).

Galant es la herramienta que desarrollamos internamente mientras trabajaba en Anagrama y que nos ayuda con todos los elementos considerados en estos puntos de forma integral en 1 sola herramienta en línea. Las capturas de pantalla que ves en este artículo son de dicha herramienta. Al final de este artículo te platico un poco más de ella.

Conforme vayas avanzando en tu proyecto, define puntos intermedios en los que puedas reunirte con tu cliente y puedas presentar avances. Si lo haces de esta forma, podrás realizar cualquier ajuste que tu cliente te pida a tiempo antes de haber trabajado en todo tu proyecto y también podrás darte cuenta si hasta este punto todas las interacciones de comunicación entre tu y tu cliente han sido comprendidas de la mejor manera posible.

Esta es una de las partes mas críticas de un proyecto creativo en mi opinión ya que aquí es donde pondrás a prueba las políticas relacionadas con el desarrollo de tu trabajo, tiempo máximo a dedicarle y cambio de objetivos del cliente con respecto a lo que requiere o espera de ti.

Con respecto a lo anterior, todos estos puntos afectarán directamente el tiempo que dedicarás al proyecto y por lo tanto afectarán el costo del mismo y como resultado tendrán un efecto en la cantidad de dinero que generas.

Si en un mes cualquiera te encuentras desarrollando 2 proyectos por los que ibas a cobrar una cantidad de dinero, pero uno de ellos te comienza a tomar mas tiempo de lo esperado, no podrás terminar los 2 y ese proyecto que te hizo invertir mas tiempo en el resultará en menos ingresos para ti al final del mes. 

A esto le llamo yo medición del margen de tu proyecto. El margen del proyecto considera el ingreso total que te genera tu proyecto ( supongamos que vendiste tu proyecto en 10,000 ) y le resta el costo total del proyecto ( supongamos que cada hora tuya que trabajas vale 1,000 ). Si a ese proyecto que te generó 10,000 le dedicaste 5 horas, el costo será 5x1,000 = 5,000 y la utilidad que generarás de ese proyecto será de 5,000. Por lo tanto, el margen de ese proyecto será de 50% o la mitad. 

Si modificamos un poco el ejemplo anterior y a ese mismo proyecto le dedicas 20 horas, habrás perdido dinero. 

Desde mi punto de vista, es elemental que siempre tengas presente el margen de tu proyecto ya que en mi opinión, es lo único que te ayudará a que tu negocio sea negocio.

Cuando termines tu trabajo y lo presentes a tu cliente y tu cliente lo acepte, busca obtener una aprobación formal de parte de tu cliente.

Dentro de las políticas de tu cotización, incluye una cláusula bajo la cual definas como es una aprobación formal para ti. Puede ser a través de un correo electrónico o de forma escrita y firmada. La forma que sea mas conveniente para ti será la mejor. Lo importante en esta parte del proyecto es que se defina que el/los entregables que tu cliente aprueba ya no pueden modificarse y por ende ya no debes dedicarles mas tiempo.

En mi experiencia, cuando no realizas una aprobación y cierre formal, se deja la puerta abierta a cambios posteriores que pueden resultar en tiempo perdido para ti y en una mala experiencia por tu cliente cuando se entere que los cambios que te pide ya no puede realizarlos porque se salen del alcance del proyecto original.

Finalmente, como lo mencioné en el punto 3, quiero platicarte un poco acerca de Galant, la herramienta que desarrollamos internamente en Anagrama y que integra a través de diversas funcionalidades todos los puntos que se mencionan en este artículo.

Cuando creas una cuenta puedes:

I. Registrar a tus clientes y generar briefs / entrevistas que puedes enviarles para comprender mejor sus necesidades. Tus clientes no tienen que crear una cuenta para responder con tus briefs y la herramienta te permite personalizar las pantallas con tu logotipo para que se sientan parte de tu negocio.

II. Crear cotizaciones arrastrando elementos al documento. Estos elementos se mantienen almacenados en tu cuenta para que puedas reutilizarlos y en cada cotización puedes modificar los textos para personalizarlos.  La herramienta puede recomendarte precios que sean mas adecuados para tus clientes dependiendo del tipo de industria del cliente, tamaño de compañía, ubicación física del cliente y los servicios que le vendes basándose en la forma en la que tu trabajas tus servicios y el costo de los mismos. El formato de la cotización te permite agregar políticas de pago y notas importantes que comuniquen las condiciones bajo las cuales desarrollarás el trabajo para tu cliente. Puedes descargarlas en PDF para enviarlas a tus clientes.

III. Cuando tus clientes aprueban tus cotizaciones, puedes convertirlas en proyectos con 1 clic. Todos los servicios incluidos en tu cotización se convierten en entregables del proyecto y puedes asignarlos a personas en tu equipo a través de tareas en un calendario. El sistema se encarga de notificar a cada miembro de tu equipo y cada tarea permite intercambiar archivos y crear discusiones que documenten el avance de tu proyecto. Opcionalmente, puedes compartir el calendario y avances de tu proyecto a tu cliente sin que tu cliente tenga que crear una cuenta.

IV. Puedes registrar los ingresos que tus proyectos generarán así como los gastos de tu compañía. Con esta información, generas indicadores de margen para cada proyecto y para cada entregable. Esto te dará una visión mas clara de cuanto dinero generarás y te ayudará a cobrar mejor tus servicios en el futuro.

Estos son solo algunos de las cosas que la herramienta te ayuda a hacer.
El registro es muy sencillo, te ofrece 30 días de prueba y una introducción personalizada. Mas información al final de esta página.

Acerca del autor: 

Gustavo Muñoz es co-fundador de Anagrama y uno de los creadores de Galant. Su experiencia ha sido fundamental en el desarrollo de esta herramienta que apoya a agencias creativas y negocios en industrias diversas en varios países del mundo.