¿Cómo utilizar correctamente una herramienta de gestión o administración de proyectos?
Viernes, 20 de Noviembre del 2020
La mayoría de las herramientas de gestión o administración de proyectos, tienen muchas funcionalidades para ayudarte en tus labores de trabajo o administración, que si no son utilizadas de la manera correcta, no podrás sacarle el mayor provecho posible.
A continuación, te presentamos algunos pasos basados en el ciclo de Deming ( ver https://es.wikipedia.org/wiki/Ciclo_de_Deming ) que te ayudarán a tener un uso eficiente de herramientas de gestión o administración de proyectos:
1. Conoce los objetivos de tu proyecto.
Algunas herramientas cuentan con patrones pre-establecidos o te dejan definir objetivos libremente.
Si tu proyecto se trata de prestar un servicio o vender un producto, es probable que hayas comenzado con una cotización o una propuesta para tu cliente. Si fue así, los elementos de la cotización pueden servir como base para definir los objetivos de tu proyecto.
Cada objetivo puede ser el servicio o producto que vendiste y la descripción puede ser exactamente la misma descripción incluida en tu propuesta para tu cliente.
Asegúrate que tu herramienta te permita identificar individualmente cada uno de los objetivos para que puedas saber exactamente el avance de cada uno.
2. Despliega tareas que te ayuden a llegar a esos objetivos.
Una vez que hayas definido los objetivos, tendrás que definir que actividades tendrán que realizar tu o tu equipo para llegar a esos objetivos.
Utiliza el calendario de tu herramienta de gestión o administración de proyectos para definir estas tareas y optimizar el uso del tiempo. Si tu herramienta lo permite, liga las tareas a estos objetivos para que puedas ver cuanto tiempo le has dedicado a cada objetivo y que puedas visualizar cuantas tareas te hace falta completar para llegar a ese objetivo.
Pídele a tu equipo que actualice con avances la herramienta para que puedas documentar tu avance hacia tus objetivos.
3. Verifica y analiza tus avances.
Tu herramienta debe permitir monitorear tu avance así como tus costos. Estos dos indicadores te ayudarán a saber si podrás cumplir con lo que definiste como objetivos en el paso uno y el uso de los recursos para llegar a esos objetivos ha sido lo adecuado.
Esto es muy difícil de lograr si no cuentas con la herramienta adecuada o intentas hacer esto de una forma análoga a una herramienta digital como Galant.
4. Ajusta tus procesos.
Conforme vayas cumpliendo tus objetivos, la herramienta te deberá mostrar cómo fue el resultado con respecto al plan original.
Si la herramienta te permite ver tus costos y precios de venta de tus productos o servicios puedes hacer ajustes para mejorar tus márgenes en los siguientes proyectos que realices en tu compañía.
¿Qué herramienta cuenta con todas estas funcionalidades?
Existen algunas herramientas allá afuera que te ayudan a tener una gestión o administración de proyectos con este formato.
De la que te hablaremos nosotros en este post es Galant.
Galant te permite registrar clientes y generar presupuestos o cotizaciones que definan claramente los servicios o productos que ofreces a tu cliente incluyendo información de pago, y notas importantes.
Cada cotización puede ser convertida en un proyecto definiendo de manera automática los objetivos del mismo. Todas las personas que estén en contacto con tu proyecto conocerán de primera mano la información que tu cliente vió en la propuesta o cotización que le enviaste.
En Galant, cada proyecto tiene su propio calendario. Podrás definir tasks o tareas para las personas de tu equipo para que sepan que tienen que hacer para lograr los objetivos o entregables del proyecto. Galant conoce el horario de trabajo y costo por hora ( definidos por ti en la configuración de la herramienta ) por lo que al ir definiendo las tareas, irá generando información de los costos de forma automática.
Mientras las personas de tu equipo vayan avanzando en sus tareas, podrán generar discusiones y cargar archivos que pueden ser compartidos con tu equipo y con tu cliente de forma opcional. Todos estarán al tanto de lo que han hecho, lo que tienen que hacer y de las cosas que necesitan atención.
Una vez que tu equipo haya completado su trabajo, con Galant podrás recibir aprobaciones formales del trabajo de tu cliente.
Al finalizar tu proyecto, la información de tu cuenta es utilizada para ayudarte mas adelante a cotizar mejor definiendo precios que reflejen mejor los costos que tu empresa incurre al desarrollar sus proyectos.
Si te interesa conocer mas de la herramienta visita esta liga:
Todos nuestros usuarios nuevos pueden recibir una introducción personalizada sin costo de parte de alguien de nuestro equipo. No olvides solicitarla después de realizar tu registro!
También podría interesarte:
Los Post-its eran nuestros mejores amigos
Era una época bonita, íbamos comenzando como una agencia de branding nueva y 2 a 3 proyectos fluían fácilmente por nuestro proceso de trabajo.
¿Qué es Galant?
Una herramienta para creativos como tú, que ayuda a establecer procesos y administrar:
Clientes + Cotizaciones + Proyectos + Calendario + Archivos + Ingresos + Gastos
Te ayudamos a mantener a tu empresa rentable proporcionándote información detallada de márgenes de tus proyectos basado en gastos y el uso del tiempo de las personas, para que puedas aprender a cobrar adecuadamente tus servicios.